Регистрация Филиала / Представительства.
Создание и постановка на налоговый учет
Филиала/Представительства

Филиал - осуществляет функции юридического лица, под которыми следует понимать виды производственной и иной деятельности юридического лица, которыми оно вправе заниматься в соответствии с законом и учредительными документами юридического лица.

Представительство - осуществляет только функции в представлении интересов юридического лица в силу полномочия, основанного на доверенности.

Филиал и представительство действуют от имени создавшего их юридического лица, то есть, не выступают в качестве самостоятельного субъекта гражданского оборота, вследствие этого и ответственность за их деятельность несет создавшее их юридическое лицо. Сведения о созданных филиалах и открытых представительствах должны быть указаны в учредительных документах юридического лица (место нахождения и другие необходимые сведения). Иные обособленные подразделения юридического лица, отвечающие их признакам, независимо от их названия (отделение, агентство, корреспондентское бюро и т.п.) подчиняются правовому режиму либо представительства, либо филиала.

Филиал юридического лица может иметь индивидуализирующее его наименование, включающее наименование создавшего его юридического лица.

1этап.
Принятия решения о создании филиала или представительства и подготовки учредительных документов и заявлений для регистрации изменений.

1.1. Порядок создания филиала или представительства имеет нюансы, которые определяются организационно-правовой формой создающего филиал или представительство юридического лица. Порядок создания филиала или представительства ООО, регламентирован ст. 5 и 12 ФЗ «Об ООО», а АО – статьями 5 и 12 ФЗ «Об АО».

Порядок создания филиала или представительства ООО предполагает проведение Общего собрания участников общества, которое принимает решение о создании филиала большинством (не менее двух третей) голосов от общего числа голосов участников общества, если иное не предусмотрено уставом.

Так же, согласно ст.55 ГК РФ в Устав необходимо внести сведения о филиале/представительстве, это адрес и наименованием (если таковое присвоено). Кроме того, необходимо утвердить Положение о филиале или представительстве ООО.

В результате чего составляется Протокол ОСУ или Решение единственного участника.

На общем собрании целесообразнее рассмотреть сразу три вопроса (создание филиала, внесение сведений о филиале в Устав, утверждение Положения о филиале), оформив один Протокол.

Порядок создания филиала АО несколько иной: решение о внесении в Устав общества изменений, связанных с созданием и регистрацией филиалов или его ликвидацией, помимо Общего собрания акционеров, может приниматься Совет директоров (наблюдательный совет) общества, но только если это предусмотрено Уставом.

В АО, вопреки распространенному заблуждению, Положение о филиале/представительстве АО не относится к утверждаемым ОСА «внутренним документам», поэтому Положение утверждается либо органом, к компетенции которого это отнесено Уставом, либо решением руководителя юридического лица. Соответственно, решение о создании филиала оформляется Протоколом ОСА или Протоколом заседания СД.

1.2. Назначение руководителя филиала или представительства

1.2.1. Руководитель филиала и представительства назначаются органом юридического лица, уполномоченным на это в соответствии с учредительными документами юридического лица. Если данный вопрос отнесен к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) или общего собрания участников/акционеров, то имеет смысл, рассмотрение данного вопроса, отразить в протоколе, указанном в пункте 1.1. Как правило, такое назначение оформляется стандартным кадровым Приказом.

1.2.1. Полномочия руководителя должны быть удостоверены Доверенностью.

Согласно, статье 55 ГК РФ, руководители представительств назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности. Доверенность, выдаваемая руководителю филиала или представительства, должна быть оформлена с соблюдением правил статьи 185 ГК РФ, а именно:

-иметь подпись руководителя головной организации или иного лица, уполномоченного на это уставом головной организации;
-содержать необходимые данные (например, дату выдачи, без которой она признается недействительной);
-должна быть удостоверена печатью головной организации.

Доверенность руководителя и положение об обособленном подразделении должны обязательно содержать указание на сделки, которые он вправе совершать. При наличии такого указания сделки, совершенные руководителем филиала (представительства), следует считать совершенными от имени юридического лица. Согласно статье 186 ГК РФ срок действия доверенности не может превышать трех лет. При этом, если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение одного года со дня ее совершения. В то же время доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Руководитель представительства вправе передоверить совершение действий, на которые уполномочен доверенностью, другому лицу с соблюдением правил, предусмотренных статьей 187 ГК РФ. Согласно статье 187 ГК РФ руководитель представительства вправе передоверить исполнение поручения другому лицу, если уполномочен на это доверенностью, либо вынужден к этому силою обстоятельств для охраны интересов доверителя.

Передавший полномочия другому лицу должен известить об этом выдавшего доверенность и сообщить ему необходимые сведения о лице, которому переданы полномочия. Неисполнение этой обязанности возлагает на передавшего полномочия ответственность за действия лица, которому он передал полномочия, как за свои собственные. Доверенность, выдаваемая руководителем представительства, в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена.

На основании пункта 2 статьи 188 ГК РФ юридическое лицо, выдавшее доверенность руководителю филиала, может в любое время отменить доверенность или передоверие, а руководитель филиала или представительства, которому доверенность выдана, - отказаться от нее.

2 этап.
Регистрация филиала или представительства в налоговых органах, внесение изменений в Устав

2.1. Для регистрации филиала в налоговом органе и для внесения изменений в Устав юридического лица, необходимо подать в ИФНС:

- протокол собрания (решение участника, протокол совета директоров) в котором принимается 2 решения (о создании филиала и о внесении изменений в Устав);
- заявление по форме Р13002 (с заполненными приложениями на создаваемый филиал);
- лист Изменений в Устав (утвержденный протоколом и предусматривающий сведения о филиале);
- заявление на выдачу копии Изменений в устав;
- квитанцию об оплате госпошлины (в том числе и квитанцию на выдачу дубликата Изменений в устав)

2.2. В связи с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс РФ, после 02.09.2010г. отдельно ставить филиал или представительство на налоговый учет не нужно.

Постановка филиала на налоговый учет производится налоговыми органами самостоятельно, на основании данных в ЕГРЮЛ, в порядке межинспекционного обмена.

Юридические лица, зарегистрировавшие филиал или представительство до 02.09.2010 г., и не успевшие самостоятельно встать на налоговый учет, должны самостоятельно сдать Форму № С-09-3-1 в районную ФНС по месту нахождения организации (головного офиса).

3 этап.
Постановка на учет в ПФР, ФСС, ГосКомСтат.

3.1. Уведомление Фондов

Начиная с 01.01.2010, ФСС и ПФР уведомляются в обязательном порядке в течение месяца с момента создания филиала или представительства.

Датой создания филиала является дата внесения информации о филиале или представительстве в ЕГРЮЛ.

Сообщения подаются в свободной форме в ПФР и ФСС по месту нахождения головного офиса юридического лица.

3.2.Уведомление Статрегистр (ГосКомСтат).

Ограничительного срока нет, но без такого уведомления могут не принять сведения в ФСС (п.3.3).

Перечень предоставляемых документов в разных регионах различается, поэтому имеет смысл уточнить их состав перед подачей.

3.3. Согласно, Приказу Минздравсоцразвития от 7 декабря 2009 г. N 959н «О порядке регистрации и снятия с регистрационного учета страхователей и лиц, приравненных к страхователям», необходимо встать на учет в территориальный ФСС (по месту нахождения самого филиала).

С одной стороны, необходимость вставать на учет применяется только в отношении филиалов и представительств «имеющих отдельный баланс, расчетный счет и начисляющих выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц», но с другой стороны, обязанность возникает с момента создания филиала (т.е. независимо от наличия р/счета, отдельного баланса и т.п.).

Заявление в ФСС по месту нахождения обособленного подразделения - подается по установленной ФСС форме. Срок подачи – 30 дней с момента создания филиала. К заявлению прилагаются документы (в оригиналах с приложением простых не заверенных копий):

- свидетельство о государственной регистрации юр. лица (ОГРН);
- свидетельство о постановке юридического лица на учет в налоговом органе (ИНН);
- уведомления о постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения филиала
- документы, подтверждающих создание филиала (устав юр. лица, содержащий сведения о филиале; положение о филиале; доверенность, выданная юр. лицом руководителю филиала);
- документы, подтверждающих наличие отдельного баланса, расчетного счета и начисление выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц;
- извещение о регистрации в качестве страхователя юр. лица;
- документы, выданные территориальными органами Федеральной службы государственной статистики и подтверждающих виды экономической деятельности (код по ОКВЭД, наименование вида деятельности), осуществляемой ЮЛ по месту нахождения филиала.
4 этап.
Организация дальнейшей деятельности юридического лица и филиала/представительства

4.1. При создании филиала или представительства, необходимо помнить о необходимости внесения изменений в учетную политику юридического лица, на предмет того, как будет отражаться в бухгалтерском учете деятельность филиала.

4.2. Изменения так же коснутся штатного расписания и организационной структуры юридического лица, появится такая должность как, Директор филиала (а при необходимости и бухгалтер филиала), что оформляется приказом/распоряжением руководителя организации.

4.3. При необходимости возможно открытие расчетного счета филиалу/представительству (осуществляется согласно Инструкции ЦБ от 14.09.2006 г. № 28-И).

4.4. Изготовление дополнительной печати для филиала или представительства ОП (эскиз, цель и порядок использования дополнительной печати имеет смысл утвердить в приказе руководителя юридического лица).

4.5. Сообщение в ИМНС об открытии р/счета в течение 7 дней со дня открытия, путем подачи Заявления по форме N С-09-1 «Сообщение об открытии (закрытии) счета (лицевого счета)» в 2-х экземплярах.